Neljä askelta dokumentinhallintaan: näin Microsoft- ratkaisut auttavat

Dokumentinhallinnan tehostaminen parantaa yrityksen tuottavuutta, tietoturvaa ja yhteistyötä. Ilman selkeää järjestelmää dokumentit ovat helposti hajallaan eri paikoissa, mikä hidastaa työntekoa ja lisää riskejä. 

Microsoft-dokumentinhallinta auttaa yritystä mm. näin:
✔ Kaikki dokumentit yhdessä paikassa – parempi löydettävyys ja tehokkuus
✔ Älykäs hakutoiminto ja metatiedot nopeuttavat tiedon etsimistä
✔ Automaattinen versiohallinta vähentää virheitä ja selkeyttää yhteistyötä
✔ Kehittyneet tietoturvaratkaisut takaavat turvallisen dokumentinhallinnan

Tässä artikkelissa käymme läpi neljä askelta tehokkaaseen dokumentinhallintaan ja siihen, miten tuhannet yritykset Suomessa tehostavat päivittäistä työtään valjastamalla Microsoftin dokumentinhallinnan työkalut avukseen.

Ensimmäinen askel on keskittää kaikki tiedostot yhteen järjestelmään. Kun dokumentit on yhdessä paikassa, työntekijät löytävät ja jakavat tietoa ilman turhia viiveitä. Microsoft SharePoint Online tarjoaa turvallisen ja joustavan alustan, jossa dokumentit voidaan järjestää selkeästi kansioihin ja kirjastoihin. Lisäksi integraatio Teamsin kanssa mahdollistaa dokumenttien hallinnan suoraan yhteistyöalustalta.

Tietomäärän kasvaessa perinteinen kansiorakenne ei enää riitä tehokkaaseen dokumentinhallintaan. Metatiedot parantavat dokumenttien löydettävyyttä ja vähentävät manuaalista työtä. SharePointin metatietojen ja kehittyneiden hakutoimintojen avulla työntekijät löytävät tarvitut tiedot nopeasti ja tehokkaasti.

Dokumentinhallinnassa on tärkeä varmistaa, että käyttäjillä on aina saatavilla uusin versio tiedostosta. Manuaalinen versionhallinta voi aiheuttaa sekaannusta ja virheitä, jos useat ihmiset muokkaavat samaa dokumenttia eri versioissa. Microsoft SharePointin automaattinen versiohistoria tallentaa muutokset ja mahdollistaa vanhojen versioiden palauttamisen. Lisäksi reaaliaikainen yhteistyö Microsoft Teamsissa helpottaa dokumenttien yhteiskäyttöä ja muokkausta.

Yrityksen dokumentit sisältävät usein arkaluontoista tietoa, joten niiden suojauksesta on huolehdittava tarkasti. Tietoturva ja käyttöoikeudet määrittelevät, kuka voi nähdä, muokata tai jakaa tiettyjä dokumentteja. Microsoftin ratkaisut, kuten SharePoint ja Microsoft Purview, tarjoavat kehittyneet käyttöoikeusasetukset ja tietoturvaratkaisut, joiden avulla yritykset voivat hallita dokumentteihin pääsyä ja suojata arkaluontoista tietoa tehokkaasti. 

”Monet organisaatiot ovat ottaneet ja ottamassa Copilotin avuksi dokumentinhallintaan. Keskeistä on kuitenkin datan laatu: jos tieto on hajanaista, epäolennaista tai huonosti organisoitua, ei tekoälyn tuottamiin vastauksiin voida luottaa.”