SharePoint Online Intranet – Usein kysytyt kysymykset

Millaiset yritykset hyötyvät intranetistä? Mitä haasteita se ratkaisee? Miksi juuri SharePoint Online Intranet on asiantuntijoiden suositus? Elmon kumppani Systems Gardenin asiantuntija Miia Pelkki-Jahan vastaa yleisimpiin kysymyksiin intranetin käyttöönotosta, hyödyistä ja käytöstä. 

SharePoint Online Intranet on eräänlainen yrityksen sisäinen verkkosivusto, joka kokoaa yhteen kaiken olennaisen tiedon työntekijöille. Intranet toimii organisaation tiedon keskuspaikkana, jossa esimerkiksi työterveyshuollon tiedot, sisäiset ohjeistukset ja ajankohtaiset uutiset ovat helposti saatavilla – aina ajan tasalla ja loogisesti järjestettynä.

Intranetiin voidaan lisätä myös arkea helpottavaa sisältöä, kuten linkit ravintoloiden lounaslistoihin tai tapahtumakalenteri. Kyseessä on yrityksen oma digitaalinen tiedon ja viestinnän keskus.

Intranet hyödyttää jo alkaen noin 10 työntekijän organisaatiosta. Kun dokumenttien määrä kasvaa, on ratkaisevaa, kuinka tehokkaasti niitä hallitaan ja jaetaan. Pilvipohjainen intranet, kuten SharePoint Online, tuo skaalautuvuutta ja joustavuutta myös pienemmille yrityksille eikä ole enää vain suuryritysten etuoikeus. SharePoint-intranetiä on myös helppo skaalata yrityksen kasvaessa.

Jos yrityksellä on käytössä Microsoft 365 -lisenssi, SharePoint Online on jo mukana paketissa ilman lisäkustannuksia. Siksi se on kustannustehokas ja luonnollinen valinta Microsoft-ympäristössä työskenteleville yrityksille. Ratkaisu on integroitavissa muihin Microsoft-työkaluihin, kuten Teamsiin, OneDriveen ja Outlookiin, mikä parantaa yhteistyötä ja tiedonhallintaa.

Teams ja intranet täydentävät toisiaan. Teams on loistava yhteistyöalusta dokumenttien työstöön, mutta valmiit ja ajantasaiset materiaalit julkaistaan intranetissä. Intranetistä tieto on tehokkaasti löydettävissä dokumentteihin lisättävien metatietojen avulla, kun taas Teams perustuu kansiorakenteeseen. 

Useimmiten intranetin ylläpito jakautuu eri tiimeille. Talousosastolla, HR:llä ja viestinnällä on omat vastuualueensa ja sivunsa. HR-osasto on monesti aktiivinen sisällöntuottaja. Läpinäkyvä ja osallistava toimintatapa tuo parhaat tulokset, kun jokainen osasto huolehtii omista sisällöistään.

Aloita kysymällä henkilöstöltä: mitä odotuksia intranetille on? Pienikin otanta, esimerkiksi 2–5 henkilöä eri tiimeistä, voi tuoda esiin arvokkaita näkemyksiä.

Tärkeintä on luoda heti alussa selkeä ja looginen rakenne, mikä voi olla vaikeaa ilman asiantuntija-apua. Ammattilainen auttaa suunnittelussa, sisällöntuottajien koulutuksessa ja parhaiden käytäntöjen hyödyntämisessä muista organisaatioista. Yhteinen työpajatyöskentely pitää projektin aikataulussa ja tavoitteet kirkkaana.

Malleja löytyy paljon, mutta paras sisältörakenne muotoutuu aina yrityskohtaisesti. Asiakkaan kanssa yhdessä, työpajojen avulla, suunnitellaan toimivin ja käyttäjäystävällisin ratkaisu – sisältö edellä.

Tyypillinen käyttöönotto kestää 3–6 kuukautta. Suurin osa ajasta kuluu sisällöntuotantoon. Asiakkaan vastuulla on tuottaa sisällöt, kun taas asiantuntija huolehtii rakenteesta, mallipohjista sekä sisällöntuottajien ja loppukäyttäjien koulutuksesta.

Intranetistä tulee osa arkea, kun se on helposti saavutettavissa ja houkutteleva käyttää. Hyviä käytäntöjä ovat muun muassa intranetin asettaminen oletusnäkymäksi selaimeen, intranetin integrointi Teamsiin, automaattiset Teams-ilmoitukset uusista julkaisuista, brändillisten elementtien hyödyntäminen ulkoasussa ja viestinnässä – ja jotkut ovat järjestäneet jopa nimikilpailuja, joilla on saatu sisäistä sitoutuneisuutta intranetin käyttöönottoon. 

—–

Kaikki tiedonhallinnan ja digitaaliset palvelut löydät täällä.