ICT-ulkoistus kahdessa viikossa?
Näin Helkama Emotor ja Elmo onnistuivat

Kun sähköpyöristään ja tehoelektroniikan jäähdytysratkaisuistaan tunnettu teollisuuskonserni Helkama Emotor Oy päätti ulkoistaa ICT:nsä Elmolle, aikataulu oli poikkeuksellisen tiukka: vain kaksi viikkoa. Helkama Emotorin toimitusjohtaja Tero Maaranen kertoo, miten ICT-ulkoistuksen pikamatka toteutettiin onnistuneesti – ja mitä se vaati molemmin puolin ohjaustankoa.

Ulkoistuksella strategisuutta ja substanssia

Syksyyn 2024 saakka Helkama Emotor oli huristellut ICT-raittia varsin sujuvasti omalla tiimillä. ICT-ulkoistus tuli kuitenkin ajankohtaiseksi, kun konsernin suurin liiketoiminto, tytäryhtiö Helkama Bica, myytiin ruotsalaiselle pääomasijoittajalle ja yhtiön toimivalle johdolle.

Samalla ICT:hen haluttiin strategisuutta ja laajaa substanssia. Oli aika siirtyä reaktiivisesta mallista proaktiiviseen, ja hakea ulkoistettu kumppani. Helkama Emotorilla oli kuultu tarinoita Elmosta, ja asiakkaat vaikuttivat puheiden perusteella tyytyväisiltä. Elmo päätettiin ottaa mukaan kisaan.

Ei geneeristä tarjousta vaan asiakastarve edellä

Maaranen kertoo, että asiakasreferenssien lisäksi pari muutakin asiaa viritti mielenkiinnon Elmoon: ensinnäkin nimi herätti positiiviset mielikuvat ylivertaisen urheilija-Elmon tarinasta; toisekseen asiakas- ja henkilöstökokemuksen vahva painotus yhtiön viestinnässä kiinnosti. Kumppanivalinnan ratkaisi kuitenkin kaksi seikkaa.

Tarjous ei ollut geneerinen vaan hyvin jäsennelty, riittävän yksityiskohtainen ja selvästi mietitty meidän ympäristöömme. Vaikutuksen teki myös se, että jo myyntiprosessiin resursoitiin laajasti osaajia. Meille tuli kuva, että meidät todella halutaan asiakkaaksi!

Maaranen uskoo, että kyse on yrityskulttuurista, joka ruokkii ihmisten innostusta ja halua ratkoa asiakkaiden haasteita. Kun Elmo lopulta valittiin, oli pöydällä vielä yksi haaste: aikaa ulkoistuksen toteuttamiselle oli kaksi viikkoa.

Pikaulkoistajan tulee priorisoida itsekin

ICT-ulkoistus vaatii tyypillisesti 2-3 kuukautta. Niinpä Maaranen myöntää miettineensä, miten työssä onnistutaan. Elmo tarttui kuitenkin työhön jo ensimmäisestä päivästä.

Jo sopimuksen allekirjoittamista seuranneena päivänä Elmolla oli tiimi kasassa. Arvostuksemme Elmoa kohtaan kasvoi suuresti heti siitä hetkestä. Tekeminen oli ammattitaitoista ja sitoutunutta, Maaranen kehuu.

Äkkinäinen ulkoistus ei ole tavoitetila, mutta jos tilanteeseen ajautuu, on Maarasella viesti muille “pikaulkoistajille”: jos vaatii tiukkaa aikataulua, vaaditaan itseltäkin enemmän. Sisäinen ja yhteinen priorisointi auttoi Helkama Emotoria ja Elmoa onnistumaan.

Teimme ulkoistuksesta sisäisesti prioriteetin. Valjastimme omasta IT-tiimistä tekijän vain tähän ja resursoimme haltuunottoprojektiin oikeat avainhenkilöt konsernimme kaikista liiketoiminnoista. Ymmärsimme myös, ettei ulkoistusta tehdä tällä aikataululla koko laajuudessaan, vaan priorisoimme yhdessä Elmon kanssa kriittisimmät kohdat.

Strateginen IT-kumppanuus vaatii yhteistyötä

Kahden viikon haltuunotto onnistui ja päivittäiset IT-palvelut käynnistyivät ilman häiriöitä liiketoimintaan. Laitteet saatiin valvontaan, palvelin- ja verkkoympäristö haltuun sekä reilut 100 työasemaa loppukäyttäjineen hallinnan ja tuen piiriin. Laitehankinnat toimitetaan nyt Elmon verkkokaupasta.

Mitä vinkkejä kokenut ICT-ulkoistaja antaa muille yrityksille? Ensimmäinen neuvo on tunnistaa, mitä on hakemassa.

Mikä on oma kokoluokka, tarvitaanko siihen sopiva pari ja haetaanko minkä tasoista yhteistyötä? Me haimme sekä perus-IT:tä että strategista IT-kumppanuutta lliiketoimintojemme tueksi.

Toinen vinkki liittyy vastuuseen: Ulkoistus ei tarkoita haltuunoton jälkeenkään lankojen heittämistä käsistä.

Meidän pitää asiakkaana ymmärtää, että vastaamme edelleen IT:n toimivuudesta ja ohjaamme sitä loppukädessä. Substanssissa voimme luottaa Elmoon, mutta Elmo voi onnistua vain, jos me annamme heille riittävät resurssit, Maaranen summaa.

Yhteistä resurssia suunnataan seuraavaksi ICT-roadmapiin ja kehityshankkeisiin. Tavoitteena on laatia muun muassa kattava IT-strategia. Oman asiakaskokemusarkkitehdin eli AKA:n kanssa tavataan tiivistetyllä tahdilla kahden viikon välein, jotta strateginen työ saadaan hyvin vauhtiin.

Ja hyvin tuntuu vauhtia riittävän: hommat sujuvat kuin sähköpyörällä ajo.

Maarasen 4 syytä valita Elmo:

1. Yrityskulttuuri: Elmon innostunut yrityskulttuuri näkyy motivaationa ottaa asiakas haltuun ja saada asiakas tuntemaan itsensä tärkeäksi.
2. Asiakaslähtöisyys: Elmon toiminta on proaktiivista ja asiakaslähtöisestä; ei geneeristä ja reaktiivista. Siten kehityshankkeita saadaan ketterästi eteenpäin.
3. Resurssit: Yli 100 asiantuntijan osaaminen tuo laajaa substanssiosaamista ja resursseja.
4. “Best practises”: Elmolla on kokemus ja näkemys siitä, miten asioita kannattaa tänä päivänä hoitaa.