Sopimushallinnan haasteet ja miten ne ratkaistaan
Ajankohtaista3.6.2025
Yrityksissä käsitellään jatkuvasti valtava määrä sopimuksia: myynti-, osto-, palvelu- ja lisenssisopimuksia, salassapitosopimuksia sekä muita juridisia dokumentteja. Ilman tehokasta hallintaa sopimukset ovat hajallaan eri osastoilla, mikä hidastaa liiketoimintaa ja lisää riskejä. Tässä artikkelissa tarkastelemme keskeisiä sopimushallinnan haasteita – ja ratkaisuja niihin.
Keskeiset haasteet sopimusten hallinnassa
Yrityksissä voidaan tunnistaa neljä keskeistä sopimustenhallinnan haastetta:
- Sopimukset ovat hajallaan eri järjestelmissä ja osastoilla
Sopimuksia säilytetään sähköposteissa, verkkolevyillä, yksittäisissä SharePoint-kirjastoissa tai jopa paperimuodossa. Tämä tekee niiden löytämisestä vaikeaa ja hidastaa esimerkiksi tarkistuksia ja uusimisia. - Voimassaolon seuranta on hankalaa
Ilman keskitettyä hallintajärjestelmää sopimusten päättymispäivien ja ehtojen seuranta voi jäädä tekemättä, mikä voi johtaa automaattisesti uusiutuviin ja tarpeettomiin sopimuksiin – tai tilanteeseen, jossa sopimusta ei ole voimassa. - Tietoturvariskit ja vaatimustenmukaisuus
Sopimusten hallintaan liittyy arkaluontoisia tietoja, kuten asiakas- ja toimittajatietoja. Jos tiedot eivät ole suojattuja tai niihin on pääsy laajalla käyttäjäjoukolla, yritys voi kohdata tietoturvariskejä. - Hitaat ja epäselvät hyväksyntäprosessit
Ilman selkeitä hyväksyntä- ja allekirjoitusprosesseja sopimukset voivat viivästyä tai jäädä kokonaan toteuttamatta, mikä voi vaikuttaa liiketoimintaan.
Miten moderni sopimushallinta ratkaisee ongelmat?
Keskitetyn sopimushallinnan avulla yritys tehostaa prosessejaan ja vähentää riskejä. Esimerkiksi Microsoftin SharePoint Online ja Power Automate tarjoavat valmiita ratkaisuja sopimushallinnan tehostamiseen.
Keskitetty sopimusrekisteri ja luokittelu: Microsoftin SharePoint Online mahdollistaa sopimusten tallentamisen yhteen paikkaan, jossa ne voidaan luokitella automaattisesti esimerkiksi sopimustyypin, voimassaolon tai osaston mukaan. Näin oikean sopimuksen löytäminen käy nopeasti ja helposti.
Automaattinen muistutusjärjestelmä: Voimassaolojen ja uusimistarpeiden hallintaan voidaan hyödyntää Power Automate -työkaluja, jotka lähettävät automaattisia muistutuksia sopimusten päättymisestä tai uusimistarpeesta.
Parannettu tietoturva ja käyttöoikeuksien hallinta: Sopimushallintajärjestelmässä voidaan määritellä selkeät käyttöoikeudet, jolloin vain tietyt henkilöt voivat nähdä, muokata tai hyväksyä tiettyjä sopimuksia.
Tehokkaat hyväksyntä- ja allekirjoitusprosessit: Power Automate mahdollistaa sähköisten hyväksyntäprosessien automatisoinnin, jolloin sopimukset kiertävät nopeasti oikeille henkilöille. Lisäksi Microsoftin integraatiot esimerkiksi Adobe Signin kanssa mahdollistavat sähköiset allekirjoitukset.
Haluatko oppia lisää? Tutustu Elmon tiedonhallinnan ja digitaalisten palveluiden kattaukseen täällä – tai tule mukaan ilmaisiin demoihin!
