"En ole työurallani ollut näin suuressa ICT-projektissa, ja aikajänne lisäsi paineita."

Efecte x Elmo: ICT-ulkoistus ja kahden E:n kaksisuuntainen kumppanuus

Efecte on ohjelmistotalo, jonka ITSM-ratkaisu auttaa organisaatioita digitalisoimaan ja automatisoimaan prosessejaan. Kasvutarina pienestä suomalaisesta IT-palvelunhallintayrityksestä Euroopan kärkinimeksi on ollut vaikuttava. Kasvun varmistamiseksi Efecte otti ICT-kumppanikseen Elmon.

“Kulut alas ja tietoturva ylös”

Efecten kasvu on ollut viime vuodet vahvaa: SaaS-liiketoiminta on kasvanut 20 prosenttia vuodessa, henkilöstömäärä on tuplaantunut ja liiketoiminta levittäytynyt viiteen maahan. Viimeisin iso siirto nähtiin huhtikuussa, kun saksalainen ohjelmistotalo Matrix 42 osti kaikki Efecten osakkeet ja yhtiöt pistivät hynttyyt yhteen.

ICT-kumppanin tarkastelua oli Efectellä tehty vuosittain. Syksyllä 2022 huomio kiinnittyi entistä enemmän tietoturvaan ja ICT:n kokonaiskuluihin.

Kartoitimme ICT-taloja tutuista sidosryhmistä. Elmo oli jo asiakkaamme, ja talossa vakuuttivat ISO-sertifikaatit, The Elmo Way -kulttuuri sekä nimekkäät referenssit kuten Patria. Elmo oli myös sopivan kokoinen, Efecten tietoturvajohtaja Marko Mantere taustoittaa.

Service Desk -nopeuden lisäksi tavoitemittareihin laitettiin ICT-kulut: yksikkökulut haluttiin alas ja tavoitteena oli, etteivät ICT-kulut nouse, vaikka henkilöstöluku kasvaisi 50:llä.

Loppusuoralla olivat vanha palveluntarjoaja ja Elmo. Kokonaisarviossa Elmo vei pidemmän korren. ICT-ulkoistukseen tulivat sisäisen IT:n perustietotekniikka, palvelimet, lisenssit, domainit sekä Service Desk. Haasteena oli enää, että ulkoistus tulisi toteuttaa vain kahdessa kuukaudessa.

Avainpelaajat kehiin ja pitkää päivää

Efecten puolelta päävastuuta ICT-ulkoistuksessa kantoi Mantere. Hän myöntää, että liikkeelle lähdettäessä jännitti.

En ole työurallani ollut näin suuressa ICT-projektissa, ja aikajänne lisäsi paineita. Varasin omasta työkalenterista koko kaksi kuukautta tähän projektiin.

Transitio eteni vauhdilla, joskin hidasteita aiheutti joukko aiempia teknisiä konfiguraatioita, joista ei liikkeelle lähdettäessä oltu tietoisia. Lisäksi työssä piti huomioida toiminnan kansainvälinen luonne, kuten järjestelmäintegraatiot ja päätelaitetoimitukset mm. Puolaan.

Pitkien työpäivien ja yhteiset puristuksen myötä tavoitteet saavutettiin ja Elmo-palvelut käynnistyivät maaliskuussa 2023. Mantere ei epäröi vastatessaan, mikä mahdollisti onnistumisen.

Elmolta tulivat parhaat pelaajat työhön ja resursseja oli varattu tarpeeksi. Minun näkökulmastani tämä oli erittäin onnistunut ulkoistus.

Mantereen erityiskiitokset menevät Elmon verkkosuunnittelijoille, jotka ylittivät odotukset: Yritysverkkojen siirto kävi katkoitta.

Service Desk kerryttää tietopääomaa

Kun Service Desk siirtyy uusiin käsiin, voidaan palvelupyyntöjen ratkaisunopeutta vauhdittaa hyvällä sisäänajolla: uusille tekijöille käydään läpi yrityksen ICT-ympäristöä, terminologiaa ja tikettihistoriaa.

Efecten kohdalla liikkeelle lähdettiin niin vauhdilla, että molemmin puolin pöytää hyväksyttiin, ettei ratkaisunopeudessa aluksi ehkä ylletä tavoitetasoon, mutta samojen palvelupyyntöjen toistuessa ja talotuntemuksen lisääntyessä ratkaisunopeus paranee kuin itsestään.

Mantereella on vinkki muille vauhdikasta ICT-ulkoistusta tekeville.

Pyysin, että jokainen lähetetty tiketti lähettää viestin sähköpostiini, jolloin pystyin avaamaan Elmolle sisäisiä termejämme ja suodattamaan tiketit, jotka eivät olleet Elmon ratkaistavia.

Järjestely toi toki työtä Mantereelle, mutta toisaalta auttoi palvelun käynnistyksessä.

ICT-kustannuksiin ennustettavuutta ja säästöjä

Yhteistä ICT-arkea on eletty haastatteluhetkellä reilu vuoden päivät. Mantereen mukaan odotukset Elmolle ja ICT-ulkoistukselle ovat täyttyneet.

Saimme palvelua, jota meille luvattiin. Yhteistyö on toiminut ja kaksisuuntainen kumppanuus mahdollistaa kaikkineen enemmän. Tavoiteltu säästö on toteutunut ja kustannuksiin on saatu ennustettavuutta, mikä oli meille tärkeää.

Lähitulevaisuuden roadmapilla on lisenssioptimointia ja päällekkäisyyksien poistamista. Mantere näkee, että ICT:n keskeisiä tehtäviä on juuri kulujen karsiminen. Ei aina uutta päälle, vaan myös vanhaa pois.

Strateginen kerros kumppanuudessa menee kahteen suuntaan

ICT-arjen vakiinnuttua Efecten ja Elmon välille on tullut myös strategisempi kerros. Kaksisuuntainen kumppanuus tarjoaa eväät tarkastella “sun, mun ja meidän” palvelukokemuksia ja prosesseja. Näitä sparrataan Efecten ja Elmon välisissä kvartaalipalavereissa.

Efecten strategiset suunnat on nidottu neljään tavoitteeseen.

Panostamme orgaaniseen kasvuun, satsaamme tuotekehitykseen kuten AI-ominaisuuksiin, teemme jatkossakin harkittuja yritysostoja ja panostamme yrityskulttuuriin, joka on meillä hyvin yhtenevä Elmon kanssa, toimitusjohtaja Niilo Fredriksson sanoo ja jatkaa:

Takana on hienot kasvuvuodet ja olemme luoneet valtavasti arvoa asiakkaillemme. Elmo on ollut tärkeä tuki kasvutarinassamme.

Tutustu asiakkaaseen